Chi phí tiền lương là một khoản bắt buộc của doanh nghiệp, thường không có hóa đơn tài chính. Do đó, để khoản chi phí này được tính vào chi phí được trừ khi đóng thuế thu nhập doanh nghiệp, công ty cần phải đáp ứng đủ các điều kiện như thế nào?
Chi phí tiền lương là bắt buộc trong doanh nghiệp, không có hóa đơn tài chính
I. Các khoản chi phí tiền lương hợp lệ tại doanh nghiệp gồm những gì?
Chi phí tiền lương không chỉ bao gồm mức lương cơ bản cho mỗi nhân viên, mà còn có thêm các khoản trợ cấp, phụ cấp, Bảo hiểm xã hội,… để đảm bảo quyền lợi cho người đi làm. Các khoản chi phí lương cụ thể như sau.
- Chi phí lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động
- Các chi phí đồng phục nhân viên bằng hiện vật và tiền mặt
- Chi phí thưởng sáng kiến, cải tiến
- Các khoản chi phụ cấp tàu xe, nghỉ phép
- Các khoản chi thêm
- Chi phí bảo hiểm cho người lao động
- Khoản chi trả trợ cấp mất việc làm
- Những khoản chi khác mang tính phúc lợi cho người lao động: hỗ trợ thiên tai, người lao động có hoàn cảnh khó khăn
Chi phí tiền lương bao gồm cả các khoản nhỏ liên quan khác
II. Để hoàn thiện chi phí tiền lương hợp lệ cần những hồ sơ chứng từ gì?
Căn cứ theo điều 2, khoản 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định về thuế thu nhập cá nhân, các khoản chi phí chi cho nhân viên được quy định cụ thể. Doanh nghiệp có thể dựa vào các điều khoản để hoàn thiện hồ sơ chứng từ tương ứng.
1. Chi phí tiền lương, tiền công, tiền thưởng hợp lệ
Theo quy định tại Thông tư 96/TT-BTC, “chi phí tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác cho người lao động doanh nghiệp đã hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán theo quy định của pháp luật.”
Theo đó, những giấy tờ hợp lệ để hạch toán chi phí tiền lương hợp lệ cần:
- Hợp đồng lao động đã ký tại doanh nghiệp
- Hồ sơ của người lao động
- Bảng chấm công theo tháng
- Bảng thanh toán tiền lương.
- Phiếu chi thanh toán lương, hoặc chứng từ ngân hàng nếu thanh toán qua ngân hàng.
Ngoài ra, để đảm bảo các khoản chi này được tính là chi trả hợp lệ đã phải trả cho người lao động trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Các giấy tờ hợp thức hóa chi phí tiền lương, tiền công, tiền thưởng hợp lệ
2. Chi phí bảo hiểm cho người lao động
Theo quy định tại điểm 2.6 điều 4 Thông tư 96/TT-BTC, đối với các khoản chi phí liên quan đến bảo hiểm cho người lao động sẽ không được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thoả ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty.”
Căn cứ theo đó, các chứng từ mà doanh nghiệp cần chuẩn bị để hoàn thiện chi phí tiền lương hợp lệ cần có:
- Hợp đồng lao động
- Quy chế lương, quy chế tài chính, Quy chế thưởng của Doanh nghiệp
- Bảng thanh toán tiền công, tiền thưởng
Các khoản chi phí liên quan đến bảo hiểm cho người lao động không được ghi cụ thể điều kiện được hưởng
3. Các khoản chi cho trang phục bằng hiện vật
Khoản chi cho trang phục bằng hiện vật cho người lao đồng không có hóa đơn, chứng từ. và vượt quá 05 (năm) triệu đồng/người/năm. Khi đó, doanh nghiệp cần chuẩn bị các chứng từ để hợp thức hóa chi phí tiền lương hợp lệ như sau:
- Bảng thanh toán trang phục (đối với tiền mặt)
- Hóa đơn chứng từ (đối với hiện vật)
4. Chi phí thưởng sáng kiến, cải tiến
Đối với các khoản chi phí thưởng sáng kiến, cải tiến của nhân viên mà doanh nghiệp không có quy chế quy định cụ thể cũng như hội đồng nghiệm thu sáng kiến, sẽ phải hợp thức hóa giấy tờ. Theo đó, để hợp thức hóa giấy tờ liên quan đến chi phí thưởng sáng kiến, công ty cần có hội đồng nghiệm thu sáng kiến và có quy định bằng văn bản cụ thể về các khoản chi đó.
Hợp thức hóa giấy tờ liên quan đến chi phí thưởng sáng kiến cần có hội đồng nghiệm thu sáng kiến
5. Các khoản chi phụ cấp tàu xe nghỉ phép
Chi phụ cấp cho người lao động đi công tác, chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở cho người lao động đi công tác nếu không có đầy đủ hóa đơn, chứng từ. Trường hợp doanh nghiệp có khoán tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp cho người lao động đi công tác và thực hiện không đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp.
Theo đó, nếu doanh nghiệp có các khoản chi cho phụ cấp tàu xe, nghỉ phép, cần có quy chế tài chính riêng hoặc quy chế nội bộ (quy định cụ thể thời gian, mức phí phụ cấp) kèm theo đó là giấy đi đường, quyết định cử đi công tác. Bên cạnh đó, khi hạch toán, doanh nghiệp cần chuẩn bị thêm các chứng từ hợp lệ sau:
- Hóa đơn, chứng từ do bên cung cấp hàng hóa, dịch vụ giao xuất.
- Bảng kê đầy đủ chi phí thanh toán tiền lương cho người lao động.
Trường hợp lao động đi công tác có phát sinh chi phí trên 20 triệu, chi phí vé máy bay,… và thanh toán bằng thẻ ngân hàng cá nhân thì sẽ được tính là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt và tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng các điều kiện như sau:
- Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ phù hợp do người cung cấp dịch vụ, hàng hóa giao xuất;
- Có quyết định cử người đi công tác bằng văn bản
- Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp cho phép thanh toán bằng thẻ cá nhân.
Các khoản chi phụ cấp tàu xe nghỉ phép cũng cần hợp thức hóa
6. Khoản chi trả trợ cấp mất việc làm
Các khoản chi trả trợ cấp mất việc làm được quy định tại điều 47 Bộ Luật lao động 45/2019/QH14. Theo đó, người sử dụng lao động trả trợ cấp mất việc làm cho người lao động đã làm việc thường xuyên cho mình từ đủ 12 tháng trở lên mà bị mất việc làm theo quy định tại khoản 11 Điều 34 của Bộ luật này, cứ mỗi năm làm việc trả 01 tháng tiền lương nhưng ít nhất bằng 02 tháng tiền lương. Đồng thời, tiền lương để tính trợ cấp mất việc làm là tiền lương bình quân của 06 tháng liền kề theo hợp đồng lao động trước khi người lao động mất việc làm.
7. Các khoản chi thêm
Các khoản chi thêm dành cho người lao động được tính vào chi phí trừ gồm có:
- Khoản chi cho công tác đào tạo nghề cho lao động nữ, chỉ áp dụng trong trường hợp nghề cũ không còn phù hợp theo quy hoạch phát triển của công ty.
- Chi phí tổ chức khám sức khỏe thường niên cho lao động nữ
- Chi phí tiền lương, phụ cấp cho giáo viên mẫu giáo, nhà trẻ do doanh nghiệp tổ chức và quản lý.
- Chi phí bồi dưỡng sau sinh
- Phụ cấp giờ làm thêm cho lao động nữ vì các lý do như không nghỉ sau khi sinh,…
8. Khoản chi hợp lệ có tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động
Các khoản chi này được loại trừ nếu không đủ chứng từ hợp lệ, chi thực quá mức dự toán chi cho người lao động, không đúng các khoản chi phúc lợi khác. Với trường hợp này kế toán cần thực hiện theo điều kiện sau:
Các khoản chi phải đúng theo khoản chi phụ cấp: hiếu, hỷ theo quy định của người lao động; nghỉ mát, hỗ trợ điều trị, đào tạo, chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, dịch họa, tai nạn, ốm đau, khen thưởng con của người,hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, tết cho người lao động; chi bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm…
Các khoản chi này bình quân không quá 01 tháng lương làm bình quân thực tế.
Có đủ chứng từ thể hiện khoản chi là đúng, quyết định nghỉ mất cho nhân viên khen thưởng…. giấy tờ xác nhận chứng thực có đám: hiểu, hỷ, giấy khen thưởng can hóa đơn hỗ trợ cho nhân viên.
Kết luận, để hợp thức hóa chi phí tiền lương, phụ cấp và chi phí hợp lý, doanh nghiệp cần chuẩn bị các hồ sơ, chứng tư như sau:
| Đối tượng | Chứng từ, quy định liên quan |
| Đối với những lao động thời vụ, thử việc |
|
| Đối với hợp đồng giao khoán | Cần thêm các giấy tờ:
|
Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán cũng cần có một số lưu ý sau:
Kiểm tra tài khoản 334:
- Số dư Nợ đầu kỳ sổ cái TK 334 = Số dư Nợ đầu kỳ TK 3334 trên bảng cân đối phát sinh
- Tổng phát sinh Có trong kỳ = Tổng phát sinh thu nhập được ở Bảng lương trong kỳ (Lương tháng + Phụ cấp + Tăng ca)
- Tổng phát sinh Nợ trong kỳ = Tổng đã thanh toán + Các khoản giảm trừ (Bảo hiểm) + tạm ứng
- Tổng số dư Có cuối kỳ = Tổng số dư Có cuối kỳ ở bảng cân đối phát sinh
Kế toán cần kiểm tra số liệu trên bảng lương đã khớp với số liệu trên Tờ khai thuế TNCN chưa. Các số liệu cân nhắc như thông tin cá nhân của người lao động, hợp đồng lao động, các khoản phụ cấp,…
Các khoản chi phí tiền lương cần được kê khai một cách chi tiết, đầy đủ các giấy tờ, điều khoản, chứng từ liên quan để đảm bảo tính minh bạch, công bằng cho người lao động. Đồng thời doanh nghiệp cũng không phải chịu nhiều vấn đề trước pháp lý.
Xem thêm: Hướng dẫn cách tính lương theo sản phẩm chi tiết, cụ thể 2023
— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
