Excel là gì? Công dụng và tầm quan trọng của Excel

Excel là gì?

Excel là gì? Đây chính là một phần mềm bảng tính nằm trong bộ Microsoft Office vô cùng quen thuộc với người dùng trên toàn thế giới hiện nay. Phần mềm giúp người dùng có thể ghi lại dữ liệu và trình bày thông tin dưới dạng bảng, tính toán và có khả năng xử lý thông tin nhanh chóng, chính xác với lượng dữ liệu lớn.

Các trang tính của ứng dụng Excel được tạo nên từ các hàng và cột. Điểm giao nhau giữa 2 thành phần này sẽ được gọi chung là ô. Excel là ứng dụng có giao diện bảng tính thân thiện với người dùng, có cách sử dụng đơn giản, thuận tiện.

Phần mềm Excel đã được Microsoft phát triển. Ứng dụng được phát hành lần đầu tiên vào năm 1985, đến nay có đến hơn 30 năm phát triển ấn tượng. Đến nay ứng dụng đã vô cùng thông hành và quen thuộc trên toàn thế giới.

Xem thêm :

• Ikigai là gì? Làm thế nào để tìm ra “Ikigai” của bạn?
• Gen X là gì? 5 Điều thú vị về Gen X mà có thể bạn chưa biết
• Phúc lợi là gì? Cách xây dựng chính sách phúc lợi cho nhân viên
• Gen Z là gì? Đặc điểm nổi bật và sự khác biệt với gen Y
• Deadline là gì? Cách chạy deadline hiệu quả
• FYI là gì? FYI được dùng trong trường hợp nào?

Sự phát triển và các phiên bản Excel 

Sau khi biết được Excel là gì? Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về quá trình phát triển của các phiên bản Excel, sau hơn 30 năm phát hành và phát triển đến hiện nay.

Tính đến nay ứng dụng Excel đã có 6 phiên bản khác nhau với những tính năng khác và đáp ứng nhu cầu của người dùng ở từng thời kỳ khác nhau. Sự phát triển của ứng dụng được thể hiện qua các tính năng và sự hiện đại của ứng dụng. Phiên bản sau sẽ phát triển hơn dựa trên phiên bản cũ.

Dưới đây là các phiên bản Excel qua các thời kỳ đã được tổng hợp và cập nhật qua từng thời kỳ, bạn có thể tham khảo:

Công dụng của Excel là gì?

Excel là một phần mềm đa năng khi có thể sử dụng cực đa dạng trong nhiều ngành nghề, công việc và tình huống khác nhau. Vì thế, các công dụng của phần mềm này cũng đa dạng không kém. Dưới đây là một số công dụng nổi bật của ứng dụng Excel:

• Trong ngành kế toán, kiểm toán: Phần mềm được sử dụng thường xuyên và phổ biến để nhập liệu, tính toán và xử lý số liệu, lập báo cáo thường nhật, báo cáo tài chính,….
• Trong ngành ngân hàng: Là công cụ quản lý nguồn nhân sự, tài sản, khối lượng data khổng lồ của ngân hàng khách hàng và cả đối tác,….
• Trong ngành kỹ sư: Là trợ thủ đắc lực trong việc tính toán, xử lý số liệu cho các dự án, công trình,….
• Trong ngành giáo dục: Vừa là phần mềm hỗ trợ cho công việc giảng dạy, vừa giúp quản lý toàn bộ thông tin, điểm số học sinh hay quản lý nhân sự cho đơn vị trường học.

Đây là một phần mềm cực đa năng và tùy vào ngành nghề yêu cầu gì thì người dùng có thể sử dụng phần mềm để có thể hỗ trợ cho công việc và hoàn thành công việc đạt hiệu quả tối ưu.

Tính năng cơ bản cần biết của Excel 

Mục đích của việc phát triển của phần mềm Excel chính là giúp tối ưu hóa thời gian làm việc với số liệu cũng như cho kết quả chuẩn xác từ việc hỗ trợ công việc của con người, giúp người dùng có thể đạt được hiệu suất cao và tiết kiệm thời gian so với thủ công. Chính vì vậy, ứng dụng được tính hợp nhiều tính năng. Trong đó những tính năng cơ bản nhưng cực quan trọng phải kể đến bao gồm:

• Nhập và lưu dữ liệu: Bạn có thể nhập dữ liệu vào các trang tính, sau đó lưu lại và khi dùng có thể mở ra.
• Hỗ trợ các công thức để tham gia tính toán: Có rất nhiều công thức để tính toán như: SUM, TODAY, IF,…
• Vẽ biểu đồ: Dựa trên số liệu được đưa ra, bạn có thể vẽ biểu đồ để dễ dàng hơn trong việc đánh giá.
• Tạo và liên kết nhiều bảng tính: Giúp dữ liệu được liên kết chặt chẽ hơn.
• Hỗ trợ bảo mật an toàn: Hỗ trợ người dùng cài password khi mở file.

Những hàm nổi bật và thông dụng trong Excel

Như vậy chúng ta  đã có thể biết thêm về công dụng và tính năng của ứng Excel là gì? Để có thể ứng dụng phần mềm vào công việc và giúp tính toán nhanh hơn thì chúng ta sẽ cần sử dụng đến các hàm hỗ trợ. Vậy Excel có bao nhiêu hàm? Cùng điểm danh các hàm phổ biến và nổi bật hiện nay.

Tính đến năm 2028, Excel đã có đến 483 hàm (theo thông tin từ Trang Hỗ trợ Microsoft). Dưới đây là một số hàm thông dụng và cực nổi bật:

• Hàm tính tổng SUM: Đây chắc chắn là hàm phổ biến và quen thuộc nhất đối với người dùng Excel, mà người dùng nào cũng biết đến. Hàm giúp cộng các ô trong bảng tính dữ liệu hoặc các ô mà nhập vào công thức. Hàm SUM có công thức “=SUM(Num1, Num2, Num3,…)” với Num1, Num2, Num3,… là các giá trị cần cộng.
• Hàm giá trị MIN/MAX: Là hàm có tác dụng tìm và truy xuất các giá trị lớn nhất hoặc nhỏ nhất trong bảng tính. Hàm MIN/MAX có công thức: “=MIN(Num1, Num2, Num3,…)” hoặc “=MAX(Num1, Num2, Num3,…)” với Num1, Num2, Num3,…là những giá trị cần tìm.
• Hàm trung bình cộng AVERAGE: Hàm được sử dụng để tính trung bình cộng các ô trong bảng tính dữ liệu cần tính. Hàm AVERAGE có công thức “=AVERAGE(Num1, Num2, Num3,…) với Num1, Num2, Num3,…là các giá trị cần tính trung bình cộng.
• Hàm VLOOKUP: Là hàm được sử dụng cực phổ biến nhằm giúp dò tìm một dữ liệu trong một bảng hay một phạm vi tìm kiếm theo hàng dọc và trả về dữ liệu tương ứng theo hàng ngang.
• Hàm COUNTA: Hàm dùng để đếm các ô không trống trong vùng dữ liệu nhất định. Công thức: =COUNTA(Value1,…) Với Value,…là những ô cần đếm hoặc một vùng cần đếm.
• Hàm COUNTIF: Là hàm được dùng để đếm ô thỏa mãn điều kiện trong một vùng dữ liệu được chọn. Công thức: =COUNTIF(range,criteria) với range là dữ liệu cần đếm, criteria: Điều kiện để đếm.

Những ngành chuyên áp dụng Excel hiện nay

Với mục đích ra đời nhằm ứng dụng thực tế vào thực tiễn, Excel được sử dụng phổ biến trong rất nhiều ngành nghề hiện nay, mang đến sự thuận tiện và cực hữu ích trong xử lý công việc. Trong đó phải kể đến các ngành ứng dụng Excel nổi bật là:

• Kế toán: Đây là ngành sử dụng Excel thường xuyên để tính toán, lập các báo cáo hàng ngày, báo cáo tài chính,…
• Ngân hàng: Ứng dụng được dùng trong việc quản lý nhân sự, tài sản và các danh sách.
• Kỹ sư: Ứng dụng trong việc tính toán dữ liệu để tham gia vào các công trình xây dựng, dự án,…
• Giáo viên: Giúp quản lý thông tin và tính điểm cho học sinh.

Trên đây là những giải đáp về Excel là gì? Đồng thời chia sẻ những thông tin về ứng dụng và tầm quan trọng của ứng dụng này trong công việc và học tập. Với những chia sẻ trên đây, chúng tôi hy vọng bạn sẽ có thêm nhiều thông tin hữu ích và giải đáp thắc mắc cho mình về ứng dụng Excel. Theo dõi chúng tôi để biết thêm nhiều thông tin hữu ích khác nhé!

— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam