Trong nhiều lĩnh vực, Admin đang là một vị trí hot được nhiều công ty tuyển dụng. Vị trí này cũng được rất nhiều bạn trẻ quan tâm và lựa chọn ứng tuyển. Nếu bạn cũng nằm trong số đó, bạn cần hiểu rõ Admin là gì cũng như các yếu tố cần thiết để ứng tuyển thành công việc làm Admin. Ngay trong bài viết này, VietnamWorks sẽ tổng hợp toàn bộ thông tin quan trọng về Admin, bạn hãy khám phá ngay nhé!
Admin là gì?
Admin (viết tắt của Administrator) là người điều hành, quản trị, quản trị viên, thư ký, trợ lý cá nhân hay nhân viên hành chính… Trong một số công ty, Admin phải đảm nhận tất cả công việc trên, ngay cả việc nằm ngoài chuyên môn như chăm sóc khách hàng và quan hệ công chúng.
Admin làm những công việc gì?
Sau khi hiểu rõ khái niệm Admin là gì, chúng ta cùng tiếp tục khám phá thêm về công việc của vị trí này. Dưới đây là các nghiệp vụ cơ bản của một nhân viên Admin:
- Sắp xếp, lên lịch các cuộc họp, sự kiện trong công ty.
- Đặt văn phòng phẩm, thiết bị làm việc và vật tư cần thiết cho các phòng ban.
- Lập báo cáo chi tiêu hàng tháng và gửi lên quản lý.
- Tiếp nhận, phân loại thư đã gửi tới công ty.
- Lưu giữ hồ sơ nhân viên.
- Sắp xếp, quản lý hồ sơ khách hàng.
- Lưu trữ và in tài liệu cần thiết để phục vụ sự kiện, cuộc họp quan trọng trong công ty.
- Tiếp nhận cuộc gọi, chuyển hướng đến phòng ban có trách nhiệm giải quyết vấn đề.
- Tổ chức hoạt động du lịch, team building,…
- Cập nhật tình hình nhân sự trong công ty, chính sách, tiến độ công việc.
Xem thêm >>
- Assistant Manager là gì? Mức lương trợ lý giám đốc 2023
- Senior manager là gì? 8 kỹ năng cần có – HR Insider VietnamWorks
- Business Developer Manager là gì? Lương và 5 kỹ năng cần có
- Operations Manager là gì? Mô tả công việc, kỹ năng & Mức lương
Các vị trí việc làm Admin hot nhất hiện nay
Từng vị trí admin sẽ có nhiệm vụ cụ thể khác nhau. Hãy cùng khám phá các vị trí admin phổ biến nhất dưới đây.
1. Admin Officer
Admin Officer còn được gọi là admin văn phòng. Đây là thuật ngữ dùng để nói đến nhân viên có nhiệm vụ quản lý văn phòng, quản lý hành chính doanh nghiệp. Công việc chính của Admin Officer liên quan đến giấy tờ, hợp đồng, văn bản hành chính,… Đây là vị trí rất quan trọng trong bộ máy hành chính của công ty.
2. Sales Admin
Sales Admin còn được gọi là trợ lý kinh doanh. Người làm việc ở vị trí này thường sẽ đảm nhận công việc liên quan đến giấy tờ để hỗ trợ phòng ban, bộ phận và nhân viên kinh doanh trong công ty.
Sales Admin sẽ trực tiếp phối hợp với các bộ phận để hỗ trợ, thúc đẩy hoạt động bán hàng. Sales Admin được xem như là vị trí then chốt để giúp công ty nâng cao doanh thu.
3. HR Admin
HR Admin là nhân viên quản trị hành chính nhân sự. Công việc của HR Admin là tìm kiếm, tuyển dụng ứng viên tiềm năng cho các vị trí trống theo yêu cầu của ban lãnh đạo công ty. Bên cạnh đó, HR admin còn triển khai, phát triển những chính sách phù hợp dành cho đội ngũ nhân sự. Làm việc tại vị trí này, bạn cũng chịu trách nhiệm với giấy tờ thủ tục liên quan.
4. Admin Assistant
Admin Assistant là trợ lý hành chính, có trách nhiệm hỗ trợ trưởng bộ phận hành chính hay giám đốc thực hiện công việc liên hành chính trong doanh nghiệp. Vị trí Admin Assistant cần đảm bảo công việc luôn diễn ra cách suôn sẻ, đạt hiệu quả. Nhìn chung, Admin Assistant cũng là vị trí đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp.
5. Admin Facebook
Admin Facebook chỉ một người hay một nhóm người cùng tham gia vào nhiệm vụ quản trị Fanpage, một cộng đồng trên Facebook. Vị trí này thường thuộc bộ phận Marketing để đảm bảo mức độ phủ sóng của thương hiệu công ty.
Admin Facebook sẽ lên kế hoạch content để kịp thời bắt trend xu hướng. Vị trí này cũng tham gia vào quá trình xây dựng chiến dịch truyền thông nhằm thu hút người xem và tăng độ nhận diện của công ty.
6. Admin website
Admin website (admin diễn đàn) là người quản trị website, có nhiệm vụ xây dựng, sắp xếp bài viết, hình ảnh trên web,…. Đối với các công ty có một website riêng thì vị trí admin website đóng vai trò rất quan trọng trong việc vận hành, tăng lượt tương tác cao cho trang web.
Điều kiện trở thành Admin
Các nhà tuyển dụng Admin thường yêu cầu ứng viên phải đáp ứng về chuyên môn và kỹ năng. Do đó, bạn hãy tích cực tích lũy và rèn luyện những yếu tố dưới đây để nâng cao cơ hội trúng tuyển:
Yêu cầu về chuyên môn
Để phát triển tốt nghề này, kỹ năng chuyên môn phải ưu tiên đặt lên hàng đầu. Cụ thể, bạn phải hiểu về kinh tế, kinh doanh, marketing, truyền thông,… Đồng thời, bạn cần bổ sung kiến thức về lĩnh vực chuyên môn, ngành hàng đang hoạt động của doanh nghiệp để ứng dụng vào thực tế. Có được nền tảng kiến thức chuyên môn vững vàng, Admin sẽ dễ dàng điều phối công việc và hài hòa mối quan hệ với đội nhóm, các phòng ban, tổ chức thực hiện mục tiêu chung cho công ty.
Yêu cầu về kỹ năng
Kỹ năng giao tiếp, đàm phán
Bạn không thể trở thành một admin chuyên nghiệp nếu kỹ năng giao tiếp kém. Tính chất công việc của admin là gì? Đó là phải tiếp xúc với nhiều người, từ nhà quản trị, nhân viên các phòng ban trong công ty cho đến đối tác khách hàng, nhà cung cấp,…
Vì thế, bạn phải giao tiếp thật khéo léo để kết nối tốt với tất cả mọi người. Đồng thời, vai trò quan trọng của admin là cầu nối giữa nhà quản trị và đội ngũ nhân sự, yêu cầu bạn luôn phải gia tăng tương tác để thấu hiểu cũng như phối hợp thuận lợi với nhau. Từ đó, giúp công việc luôn diễn ra hiệu quả nhất.
Kỹ năng quản lý, sắp xếp thời gian
Để tránh tình trạng công việc bị quá tải, bạn cần rèn luyện kỹ năng tổ chức và sắp xếp nhiệm vụ phù hợp với mục tiêu của công ty và tiến xa hơn trong công việc. Bên cạnh đó, việc tổ chức và sắp xếp khoa học tài liệu, báo cáo, sổ sách, giấy tờ,… sẽ giúp admin đảm bảo công việc luôn diễn ra suôn sẻ, tránh mất thời gian vào việc tìm kiếm.
Trong quá trình làm việc, bạn phải quản lý thời gian để lập lịch trình thích hợp cho chính mình và cả cấp trên. Biết cách sắp xếp thời gian sẽ giúp hoạt động hành chính luôn diễn ra đúng hướng, đúng mục tiêu trong thời gian cho phép.
Kỹ năng làm việc nhóm
Công việc của Sales Admin thường xuyên tương tác với nhiều bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp như phòng kinh doanh, marketing, phòng nhân sự,… Do đó, người đảm nhận Admin phải rèn luyện kĩ năng làm việc nhóm hiệu quả để đảm bảo quá trình phối hợp giữa các bên luôn diễn ra thuận lợi, đạt hiệu quả.
Kỹ năng tin học văn phòng
Với số lượng dữ liệu lớn trong quá trình làm việc, các admin phải am hiểu thành thạo tin học và các phần mềm, ứng dụng liên quan. Điều này giúp Admin khai thác thông tin, lưu trữ và theo dõi hợp đồng, tài liệu, báo cáo,… một cách đơn giản, hiệu quả, chuyên nghiệp hơn.
Kỹ năng xử lý tình huống
Kỹ năng quan trọng tiếp theo của Admin là gì? Thành thạo kỹ năng xử lý tình huống, giải quyết vấn đề sẽ giúp Admin nhanh chóng tìm ra giải pháp tối ưu để giải quyết và xử lý kịp thời mọi vấn đề. Khi đưa ra quyết định sáng suốt, nhanh chóng sẽ giúp ngăn chặn được những rủi ro, tránh hậu quả không đáng có. Từ đó, ghi điểm trong mắt nhà quản lý, nhân viên khác và nâng cao cơ hội phát triển nghề nghiệp hơn.
Kỹ năng đa nhiệm và chịu áp lực cao
Là vị trí rất quan trọng trong doanh nghiệp, các admin cần xây dựng kỹ năng đa nhiệm để đảm bảo luôn hoàn thành tốt khối lượng công việc lớn của mình. Bên cạnh đó, với lượng công việc khổng lồ, Admin sẽ không thể tránh khỏi căng thẳng trong công việc. Với khả năng chịu được áp lực cao sẽ giúp bạn vượt qua mọi khó khăn trong công việc và trở thành một Admin chuyên nghiệp.
Mức lương và cơ hội thăng tiến của Admin
Hiện tại, mức lương của một Admin dao động trong khoảng từ 7 – 15 triệu đồng/ tháng khi bạn ứng tuyển vào các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Còn đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn, mức lương sẽ cao hơn. Nhìn chung Admin là vị trí công việc có mức thu nhập ổn định và chế độ đãi ngộ khá hấp dẫn.
Như đã nói, Admin là vị trí rất quan trọng nên con đường thăng tiến của vị trí này cũng rất rộng mở. Từ sau khoảng 3 – 5 năm, nếu đạt thành tích công việc tốt và tích lũy được thêm nhiều kinh nghiệm, bạn sẽ có cơ hội tiếp tục tiến đến vị trí Admin Manager. Lúc này, bạn sẽ phụ trách chỉ đạo, giám sát toàn bộ hoạt động của nhóm, nhân viên trong bộ phận. Đồng thời, hỗ trợ quản lý khu vực, tham gia tư vấn, hỗ trợ giám đốc trong việc phát triển chiến lược kinh doanh. Lúc này, mức thu nhập sẽ cao hơn rất nhiều.
Tìm việc làm Admin ở đâu?
Với sự xuất hiện của hàng loạt công ty, doanh nghiệp lớn, nhỏ thì các bạn có thể dễ dàng tìm kiếm cho mình cơ hội việc làm Admin. Bên cạnh việc tham khảo từ những người đi trước, bạn có thể tự tìm thông tin việc làm thông qua các trang tuyển dụng, các hội nhóm trên mạng xã hội Facebook, Zalo, Linkedin,…
Kênh tuyển dụng VietnamWorks cũng là một lựa chọn hoàn hảo, đáng tin cậy nếu bạn đang có nhu cầu tìm kiếm việc làm Admin hay những công việc khác.
Những thông tin đăng tuyển tại danh mục việc làm của Vietnamworks.com luôn được cập nhật liên tục và độ chính xác cao, giúp ứng viên tìm việc dễ dàng lựa chọn được những công việc phù hợp, nhanh chóng.
Là một trong những website tuyển dụng hàng đầu Việt Nam, VietnamWorks hỗ trợ ứng viên tìm kiếm hàng ngàn công việc đến từ những doanh nghiệp, công ty, tập đoàn hàng đầu. Các vị trí việc làm tại đây luôn được cập nhật liên tục, mang đến sự lựa chọn đa dạng cho ứng viên. Trải nghiệm tìm việc thông qua kênh tuyển dụng VietnamWorks chắc chắn sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian lẫn công sức và mang lại hiệu quả cao.
Ngoài ra, tại danh mục WowCV của Vietnamworks.com, các bạn cũng có thể tự tạo cho mình bản CV xin việc chuyên nghiệp, hoàn hảo và gây ấn tượng với nhà tuyển dụng để nâng cao cơ hội trúng tuyển.
Bài viết trên đây đã giúp bạn giải đáp Admin là gì và những thông tin liên quan đến công việc này. Hy vọng các bạn đã hiểu rõ hơn cơ hội nghề nghiệp, có sự chuẩn bị tốt nhất để chinh phục nhà tuyển dụng Admin.
Chúc bạn gặt hái được thành công trên con đường trở thành một Admin chuyên nghiệp công xuất sắc. Đừng quên chia sẻ bài viết cũng như theo dõi danh mục VietnamWorks của Vietnamworks.com thường xuyên hơn để không bỏ lỡ các thông tin bổ ích về các ngành nghề hot, tips đậu phỏng vấn, bí quyết thăng tiến trong công việc, bạn nhé.
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
