Back Office là gì? Tầm quan trọng và các vị trí Back Office phổ biến

Khái niệm Back Office là gì?

Back Office thường được gọi tắt là BO, là bộ phận của công ty mà không cần phải tiếp xúc trực tiếp với khách hàng. Đối với câu hỏi Back Office là gì, bạn có thể hiểu đơn giản đây là phía hậu cần hay hành chính văn phòng của một doanh nghiệp, họ sẽ duy trì mối quan hệ thân thiết, hỗ trợ với bộ phận Front Office để giúp công ty có thể vận hành trơn tru.

Thuật ngữ Back Office thường dùng để nhắc đến những bộ phận không trực tiếp tạo ra doanh thu. Ngày nay, bạn có thể thấy một số công ty có bộ phận Back Office nằm cách xa trụ sở chính, ở những thành phố có chi phí thuê văn phòng và lao động thấp hơn và dễ dàng tuyển được nhân sự.

Bên cạnh đó, cũng có những công ty lựa chọn thuê bộ phận BO này ở bên ngoài hoặc thuê cộng tác viên làm việc từ xa để quản lý nhờ công nghệ. Việc này vừa giúp công ty tiết kiệm chi phí thuê văn phòng, năng suất công ty được tăng lên.

Xem thêm:

• Nhân viên kinh doanh là gì? Thông tin chi tiết về vị trí – HR Insider
• Nhân viên thu mua là gì? Chi tiết mức thu nhập
• Chuyên viên khách hàng doanh nghiệp là gì? Thách thức, khó khăn và cơ hội
• Chuyên viên PR là gì và những kỹ năng cần có

Tại sao Back Office đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp?

Là thành phần quan trọng trong bộ máy vận hành doanh nghiệp, Back Office đóng những vai trò chủ chốt sau:

• Là xương sống của doanh nghiệp: Do Back Office sẽ có gồm nhiều bộ phận, phòng ban để xử lý nhiều khía cạnh khác nhau của doanh nghiệp như trả lương thưởng, tuyển dụng,….
• Thúc đẩy năng suất làm việc của công ty: Trách nhiệm của Back Office là cung cấp thông tin cần thiết để hiệu quả làm việc tốt hơn. Nhờ đó mà nhân viên trong công ty có thể chủ động hơn trong công việc.
• Bảo mật dữ liệu, thông tin của doanh nghiệp và khách hàng: Bởi vì là bộ phận hậu cần nên Back Office sẽ hỗ trợ doanh nghiệp với những công việc sắp xếp dữ liệu, thông tin quan trọng và bảo mật chúng.

Back Office và Front Office khác nhau như thế nào?

Để hiểu rõ hơn Back Office là gì, VietnamWorks sẽ đưa ra cho bạn sự khác nhau giữa vai trò, công việc của Back Office và Front Office trong một doanh nghiệp như sau:

Trong Back Office:

• Thực hiện các công việc liên quan thuộc nội bộ của tổ chức, doanh nghiệp. Các công việc này có thể là chuẩn bị phòng họp, đặt vé cho nhân viên đi công tác, tổ chức sinh nhật cho thành viên trong công ty,…
• Ngoài ra, bộ phận này còn chịu trách nhiệm tiếp nhận khiếu nại, đơn thư từ khách hàng rồi chuyển giao đến bộ phận Front Office để giải quyết.

Trong Front Office:

• Front Office sẽ thực hiện các công việc tiếp xúc với khách hàng, đối tác và chịu trách nhiệm kết nối khách hàng với công ty.
• Trong trường hợp khách hàng gặp vấn đề như cần giải đáp thắc mắc, cần hỗ trợ bộ phận này sẽ đưa ra hướng giải quyết những vấn đề này.

Những vị trí Back Office phổ biến

Nhân viên kế toán

Công việc của kế toán sẽ là:

• Lập các chứng từ liên quan đến nguồn vốn, hoạt động của công ty.
• Kê khai chi phí phát sinh trong Báo cáo Tài Chính và lập Báo cáo Tài Chính.
• Xác định và báo cáo kết quả kinh doanh của công ty với ban giám đốc.
• Phân tích sự biến động đến tài sản, nguồn vốn của doanh nghiệp trong từng giai đoạn.

Nhân viên nhân sự

Bộ phận nhân sự sẽ chịu trách nhiệm công việc về:

• Thực hiện lập các nội quy, quy chế cho thành viên trong công ty.
• Quản lý nhân sự trong công ty.
• Tuyển dụng và bổ sung nguồn nhân lực cho công ty.
• Xử lý các vấn đề về bảo hiểm, lương thưởng.

Nhân viên công nghệ thông tin

Nhiệm vụ của bộ phận công nghệ thông tin bao gồm:

• Quản lý phần mềm, cơ sở dữ liệu, hệ thống quản lý và các nhóm mạng khác nhau của công ty.
• Hỗ trợ kỹ thuật cho các bộ phận khác khi cần thiết.

Phân tích dữ liệu

Công việc phân tích dữ liệu trong Back Office là gì? Đó chính là:

• Diễn giải, phân tích dữ liệu, thực hiện các hệ thống thu thập dữ liệu cho công ty.
• Báo cáo và hỗ trợ kho dữ liệu. Vì thế để làm được ở bộ phận này bạn cần học giỏi toán, có kỹ năng phân tích và giải quyết số liệu.

Quản lý điều hành

Vị trí quản lý điều hành sẽ đòi hỏi bạn phải có yếu tố lãnh đạo giỏi, hiểu biết về các chính sách về các văn bản pháp lý và quy định phù hợp. Công việc của họ là :

• Kết hợp cùng với các nhóm quản lý khác của công ty để phát triển, thực hiện các chính sách và thủ tục liên quan.
• Hỗ trợ bộ phận nhân sự trong tuyển dụng, đảm bảo công ty đạt năng suất cao.

Chuyên viên phân tích rủi ro

Đối với vị trí chuyên viên phân tích rủi ro yêu cầu bạn cần có kỹ năng phân tích chiến lược và đàm phán mạnh mẽ để thực hiện các công việc:

• Chịu trách nhiệm giám sát các dự án, xác định rủi ro tiềm ẩn.
• Đưa ra các khuyến nghị giúp công ty hạn chế rủi ro trong tương lai.

Những yêu cầu cơ bản của công việc Back Office

Về kỹ năng

Yếu tố đầu tiên trong kỹ năng mà bạn cần có là sự cẩn thận, tỉ mỉ trong công việc bởi vì đây là bộ phận nắm thông tin quan trọng và có trách nhiệm truyền tải sao cho hiệu quả nhất. Bên cạnh đó, bạn phải có một tinh thần học hỏi không ngừng, sẵn sàng tiếp nhận lượng kiến thức khổng lồ mỗi ngày từ nhiều bộ phận khác nhau.

Mỗi bộ phận sẽ yêu cầu những kỹ năng khác nhau nhưng chủ yếu bạn cần có các kỹ năng về quản lý công việc, kỹ năng giải quyết vấn đề,….

Về mặt chuyên môn

Khi xác định được bộ phận mình muốn tham gia, bạn cần phải có kiến thức về bộ phận đó, hiểu rõ trách nhiệm của bộ phận Back Office và trau dồi các kỹ năng liên quan. Đồng thời, cần thiết lập mối quan hệ chặt chẽ với các phòng ban khác để phối hợp hiệu quả hơn trong công việc. Quan trọng nhất là bạn cần có đam mê và sự quyết tâm lớn trong công việc.

Back Office là gì? Tầm quan trọng và các vị trí Back Office phổ biến là gì? Tất cả những câu hỏi này đã được VietnamWorks trình bày trong bài viết trên đây. Hy vọng rằng những thông tin đây sẽ mang đến cho bạn đọc những thông tin hữu ích và đừng quên đón đọc thêm nhiều bài viết từ VietnamWorks nữa nhé!