Chuyên viên nhân sự là gì? Yêu cầu công việc và những kỹ năng cần có của một chuyên viên nhân sự

Chuyên viên nhân sự – họ là ai?

HR Specialist – Chuyên viên nhân sự là những nhân viên trực thuộc phòng ban nhân sự trong doanh nghiệp. Công việc của HR là chịu trách nhiệm về con người và tuyển dụng và phân đúng về các vị trí còn trống. Ngoài ra, phòng ban nhân còn là cầu nối giữa các sếp và các cấp dưới. Một người làm vị trí chuyên viên nhân sự giỏi là người hiểu rõ được các luật lao động, và đảm bảo các phúc lợi cho nhân viên, thúc đẩy sự phát triển của nhân viên tại doanh nghiệp.

Chuyên viên nhân sự là gì? Vai trò như thế nào?

Xem thêm:

• HR Intern là gì? Cần trang bị gì để bắt đầu với vị trí HR Intern
• HR Manager là gì? Mô tả công việc & tố chất cần có của HR Manager
• HR Admin là gì? Công việc và mức lương của HR Admin
• Giải đáp chi tiết chuyên viên tuyển dụng là gì?
• Hr generalist là gì? 4 Nhiệm vụ và 4 yêu cầu công việc

Bảng mô tả công việc chuyên viên nhân sự bao gồm những gì?

Mô tả công việc

HR Specialist là vị trí cốt cán trong sự thành công và phát triển của doanh nghiệp. Vai trò công việc mỗi ngày của chuyên viên nhân sự là gì? Dưới đây sẽ là phần lớn công việc liên quan trực tiếp đến bộ phận phòng nhân sự:

• Cập nhật các hồ sơ ứng viên liên tục mỗi khi có sự thay đổi về nhân sự.
• Có trách nhiệm với việc quản lý, lưu trữ hồ sơ của toàn bộ CBCNV.
• Theo dõi và quản lý các quá trình, thủ tục ký kết hợp đồng lao động hoàn thiện theo đúng pháp luật.
• Cập nhật thông tin về các điều kiện phúc lợi và lịch làm việc, những thông báo khẩn… và đảm bảo toàn bộ nhân sự sẽ tiếp cận và nhận được thông tin.
• Xem xét và đề xuất phương án để xử lý khiếu nại từ các nhân viên.
• Xử lý các giấy tờ liên quan đến phòng hành chính nhân sự.
• Lên kế hoạch và tổ chức các chương trình đăng bài tuyển dụng.
• Nhận CV và sàng lọc CV của các ứng viên phù hợp, lên kế hoạch cho vòng phỏng vấn tiếp theo.
• Training về hoạt động văn hóa sơ lược về công việc cho nhân sự mới.
• Giám sát và đảm bảo quy trình chấm công chính xác và trung thực.
• Liên kết với các trường Đại Học và Cao đẳng nhận thực tập sinh cho doanh nghiệp

Hiểu đúng về ngành nhân sự và các công việc chuyên viên nhân sự thường làm

Yêu cầu cần có đối với chuyên viên nhân sự

• Đã tốt nghiệp cử nhân, tiến sĩ hoặc thạc sĩ chuyên ngành quản trị nhân sự, hành chính  hoặc các ngành liên quan quản trị kinh doanh.
• Ưu tiên những ứng viên đã có kinh nghiệm ở vị trí từ 6 tháng đến 1 năm.
• Thành thạo các kỹ năng tin học văn phòng và sử dụng máy tính.
• Hiểu và biết sử dụng phần mềm quản lý nhân sự trên hệ thống như HRMs và HRIS.
• Am hiểu rõ các quy định về Luật Lao Động của nhà nước.
• Ngoài ra, còn phải có khả năng làm việc nhóm, độc lập và kỹ năng lãnh đạo.
• Có chuyên môn và tầm nhìn tốt logic trong việc chọn lọc ứng viên.
• Thành thạo ngoại ngữ như: tiếng Anh, Trung, Hàn, Nhật… là một lợi thế.
• Thái độ làm việc siêng năng, chăm chỉ, luôn trung thực, nhanh nhẹn và có khả năng chịu được áp lực cao trong công việc.

Yêu cầu cần có đối với một chuyên viên nhân sự là gì?

Một số kỹ năng cần thiết dành cho chuyên viên nhân sự

Kiến thức chuyên môn

Kiến thức mà một HR không thể thiếu là chuyên môn về quản trị nhân sự. HR cần nắm vững một vài nội dung cơ bản về ngành như: thiết kế bộ máy nhân sự, hoạch định về nguồn nhân sự, bộ câu hỏi phỏng vấn thông minh, có quy trình training cho nhân viên mới hiệu quả nhất…

Kỹ năng tổ chức và quản lý

Hai kỹ năng này trong công việc là tiền đề tạo nên sự thành công. Kỹ năng quản lý sẽ giúp bạn hoàn thành được công việc tốt hơn theo cách dễ dàng hơn. Để duy trình 2 kỹ năng này, chuyên viên nhân sự nên:

• Đưa ra các kế hoạch làm việc chi tiết theo từng chủ đề và từng mục nhỏ việc này giúp bạn quản lý được công việc tiến độ deadline.
• Sắp xếp thời gian deadline riêng trước deadline chung.
• Có kỹ năng quản lý thời gian để tránh lãng phí thời gian làm việc.

Kỹ năng giao tiếp

Kỹ năng giao tiếp rất quan trọng trong hầu hết các công việc, nhưng chúng còn hơn thế nữa đối với các chuyên gia nhân sự. Đối với các cấp quản lý, họ đại diện cho tiếng nói của nhân viên, lại đại diện cho tiếng nói của ban quản lý.

Ngoài ra, trong quá trình tuyển dụng, chuyên viên nhân sự là người cùng các phòng ban tham gia vào quá trình phỏng vấn. Để cuộc phỏng vấn diễn ra suôn sẻ, bạn phải có khả năng ăn nói lưu loát.

Các chuyên viên nhân sự cũng chịu trách nhiệm về truyền thông nội bộ trong tổ chức. Tất cả thông tin nội bộ phải chính xác và được cung cấp đến đối tượng thích hợp. Bạn cũng cần tương tác với tất cả nhân viên để hiểu tâm tư, nguyện vọng của họ.

Kỹ năng giải quyết vấn đề

Các vấn đề xảy ra đột xuất là việc không tránh khỏi trong công việc, kỹ năng giải quyết vấn đề là phần rất quan trọng của chuyên viên nhân sự, từ những ý kiến chưa thống nhất gây xung đột nội bộ đến những vấn đề bên ngoài như truyền thông làm ảnh hưởng đến danh tiếng công ty.

Trong một doanh nghiệp lớn sẽ có rất nhiều kiểu nhân viên có tính cách khác nhau, nên việc xảy ra mâu thuẫn là rất bình thường. Khi những tranh chấp xảy ra, HR nên là người đầu tiên biết về điều này. HR – chuyên viên nhân sự sẽ cần giải quyết một cách công bằng và công tâm, không để phát sinh mâu thuẫn những lần sau.

Kỹ năng nắm bắt tâm lý và quan sát

Phòng ban nhân sự làm việc về con người nên kỹ năng thấu hiểu tâm lý tốt sẽ giúp đánh giá đúng từng nhân viên. Sự quan tâm chính là chìa khóa gắn kết tập thể mọi người lại với nhau, bởi lẽ bộ phận nhân sự là người nắm chìa khóa trung gian giữa người sử dụng lao động và người lao động.

Kỹ năng hòa giải

Nghề nhân sự được ví như làm dâu trăm họ được nếm đủ “cay đắng ngọt bùi”, kỹ năng hòa giải sẽ giải quyết được các xung đột xảy ra. Kỹ năng này giúp cho doanh nghiệp hạn chế tiêu cực và hỗ trợ tập thể có sự hiểu nhau nhiều hơn, từ đó các bộ phận làm việc với nhau ổn định.

Kỹ năng cần có cho chuyên viên nhân sự tài năng

Bộ câu hỏi phỏng vấn chuyên viên nhân sự mới nhất 2023

• Giới thiệu sơ lược về bản thân, và kể về những trải nghiệm giúp bạn đúc kết được kinh nghiệm, thế mạnh như thế nào?
• Bạn nghĩ mình tại sao lại phù hợp với ngành nhân sự?
• Bạn đã hiểu ngành nhân sự  và công việc của chuyên viên nhân sự là gì?
• Bạn đã tìm hiểu về công ty về quy mô tổ chức phòng ban công ty chưa?
• Bạn đã hiểu và có kiến thức về luật lao động chưa? Hãy nêu một vài trọng điểm khi chấm dứt hợp đồng giữa doanh nghiệp và nhân viên.
• Giải thích vì sao phải có chế độ phúc lợi. Điểm mấu chốt để quản lý nhân sự, giữ người tốt nhất là gì?
• Bạn có những tiêu chí quan trọng trong việc đánh giá ứng viên.
• Yếu tố gì làm nên một chuyên viên nhân sự – HR thành công?
• Định hướng mục tiêu dài hạn và ngắn hạn nghề nghiệp của bạn như thế nào? Với các thông tin và những tiêu chí công ty đã đưa ra, bạn nghĩ mình bản thân có khả năng thăng tiến không?

Hiểu rõ hơn về ngành qua bộ câu hỏi tuyển dụng chuyên viên nhân sự

Vị trí chuyên viên nhân sự là gì – HR là quan trọng nhưng không dễ dàng, qua bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về vị trí này. Nếu bạn đang muốn tìm việc ở vị trí nhân sự – HR có thể tham khảo tại VietnamWorks để có những công việc thích hợp với mình. Chúc các ứng viên nhanh chóng tìm được việc nhân sự ưng ý nhất!

— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam