Vai trò của trưởng nhóm, tầm quan trọng của trưởng nhóm trong công việc

Nhóm trưởng là gì? 

Nhóm trưởng (trưởng nhóm) là người đứng đầu một nhóm nhân viên hoặc nhóm làm việc trong tổ chức, có trách nhiệm lãnh đạo, quản lý và chỉ đạo các hoạt động của nhóm để đạt được mục tiêu của tổ chức. Trưởng nhóm thường được bổ nhiệm hoặc được tuyển dụng dựa trên kinh nghiệm, kỹ năng lãnh đạo và chuyên môn, và có thể có quyền hạn đối với các thành viên trong nhóm.

Vai trò của nhóm trưởng

Nhận thức được vai trò của bản thân khi làm việc nhóm

• Một trong những điều tốt nhất mà người nhóm trưởng cần làm đó là phải nhận thức được điểm mạnh và điểm yếu của bản thân mình trong quá trình làm việc nhóm với mọi người.
• Chỉ có hiểu rõ chính bản thân mình thì người trưởng nhóm mới xác định được phương cách lãnh đạo riêng và tìm hiểu xem liệu nó có phù hợp với nhóm mà mình đang quản lý hay không vì đôi khi cách quản lý hiệu quả đối với nhóm này chưa chắc áp dụng được cho các nhóm khác.
• Trong một nhóm lý tưởng, từng thành viên sẽ có trách nhiệm liên đới và quan hệ ràng buộc, phụ thuộc lẫn nhau. Nhóm của bạn được ví như những mảnh ghép trong bộ xếp hình, luôn khớp với nhau để tạo nên một tổng thể hài hòa.
• Chính vì vậy, từng cá nhân không thể nào làm nên sự thành công của cả nhóm nếu như không biết chính xác mình đóng vai trò gì và đang ở mắt xích nào trong nhóm.
• Vai trò của nhóm trưởng là một trong những yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của nhóm.

Nhận thức được điểm mạnh và điểm yếu của bản thân mình trong quá trình làm việc nhóm

Hiểu tính cách cũng như suy nghĩ của các thành viên

• Bao gồm việc tìm hiểu khả năng của từng cá nhân trong nhóm, đồng thời chú ý khơi gợi, sử dụng các điểm mạnh của từng thành viên để nhóm ngày càng phát triển mạnh hơn và làm việc nhóm hiệu quả hơn .
• Nói đơn giản, bạn càng thấu hiểu các thành viên trong nhóm bao nhiêu thì hiệu quả làm việc càng cao bởi vì bạn biết phân bổ chính xác khả năng của từng cá nhân cho những nhiệm vụ đặc biệt.

Vai trò của nhóm trưởng về khả năng kết nối mọi người lại với nhau

• Một người trưởng nhóm thành công thì chắc hẳn không thể không có khả năng nối kết các thành viên trong nhóm. Đây là một yêu cầu quan trọng hàng đầu của người trưởng nhóm vì các thành viên trong nhóm không nhiều thì ít có tính cách và năng lực khác, sở trường khác nhau.
• Yêu cầu đầu tiên để thực hiện được khả năng này là người nhóm trưởng phải có vốn hiểu biết nhất định về tính cách và khả năng của các thành viên trong nhóm.
• Và để hiểu được các thành viên khác thì điều quan trọng nhất là nhóm trưởng phải biết lắng nghe và quan sát. Còn nếu để nói cụ thể hơn về nghệ thuật nhận diện người khác thì đành hẹn các bạn trong một chuyên đề khác vậy.

Nguyên tắc làm việc của nhóm trưởng

• Yếu tố cần thiết cho sự thành công là bạn phải đặt ra mục tiêu rõ ràng đồng thời xác định được cách thức đo lường kết quả làm việc, kiểm soát tiến độ.
• Bạn cũng nên thiết lập các giá trị và tiêu chuẩn để từng thành viên làm việc và trao đổi với nhau nhịp nhàng hơn. Bạn cũng nên cho mọi thành viên hiểu được vai trò của làm việc nhóm và vì sao chúng ta cần phải làm việc nhóm để mọi người hiểu rõ được vai trò của từng cá nhân trong khi làm việc.

Phải đặt ra mục tiêu rõ ràng đồng thời xác định được cách thức đo lường kết quả làm việc

Đào tạo liên tục

• Vai trò của nhóm trưởng có nghĩa là bạn chỉ đưa ra quyết định và ra lệnh cho người khác. Hãy tích cực động viên và đưa ra những giải pháp thiết thực hơn, như vậy sẽ thắt chặt hơn tình đoàn kết gắn bó giữa các thành viên và thúc đẩy tinh thần làm việc một cách tự nguyện.
• Các thành viên trong nhóm cũng cần biết những kỹ năng làm việc nhóm cơ bản để tránh những mâu thuẫn khi làm việc.
• Bạn cũng nên cân bằng giữa việc đưa ra mục tiêu mới để chinh phục và việc khắc phục dần những điểm hạn chế. Có như vậy, không chỉ từng cá nhân sẽ cải thiện năng lực làm việc mà hiệu quả của cả nhóm sẽ được nâng cao đáng kể.

Vai trò của nhóm trưởng, lãnh đạo bổ sung trong cuộc họp

• Vị lãnh đạo cuộc họp chịu trách nhiệm này nhưng cũng có vai trò liên quan đến truyền thông, báo cáo và hiệu suất đồng đội.
• Mỗi thành viên của một nhóm hoặc một cuộc họp có chức năng chéo có nghĩa vụ giữ cho phòng hoặc chức năng của mình được thông báo về các hoạt động và tiến độ của một cuộc họp hoặc một nhóm đang diễn ra. Họ cũng có trách nhiệm tìm kiếm đầu vào từ các đồng nghiệp không ở trong nhóm hoặc trong cuộc họp. Không phải mọi nhân viên đều có thể tham dự các cuộc họp.
• Xây dựng quyền sở hữu từ nhân viên bên ngoài nhóm hoặc cuộc họp, đặc biệt là các nhà lãnh đạo tổ chức, đảm bảo rằng nhóm hoặc cuộc họp thành công trong việc phát triển, triển khai và tích hợp các giải pháp hoặc ý tưởng của mình.

Khả năng điều phối công việc

• Nói đến các yếu tố của một người trưởng nhóm thành công ta không thể không nói đến khả năng điều phối công việc.
• Điều phối công việc là khả năng phối hợp một cách điều hòa nhất lượng công việc mà nhóm cần giải quyết.
• Cũng như các yếu tố trên, yếu tố này cũng có tầm quan trọng rất lớn. Nếu như khả năng trên vừa nói đến việc người trưởng nhóm xác định một chiến lược, một kế hoạch làm việc cho nhóm thì yếu tố này sẽ giúp người trưởng nhóm đưa nhóm mình đi thực hiện những kế hoạch ấy.
• Khả năng này được biểu hiện trong hoạt động nhóm qua những việc như: người trưởng nhóm biết điều tiết khối lượng công việc của nhóm một cách hợp lý nhất cụ thể như lúc này cần phải làm việc nhiều, lúc kia lại cần giảm lại, có lúc lại để cho các thành viên nghỉ ngơi.
• Ngoài ra khả năng này còn được biểu hiện rõ trong việc phân chia công việc một cách khoa học cho các thành viên trong nhóm.

Xem thêm:

• Admin là gì ? 6 Vị trí HOT và chi tiết thu nhập hiện nay
• Leader là gì? 5 Kỹ năng cần có để thành Leader giỏi
• Quản trị là gì? Liệu có quản trị có giống với quản lý?
• Hiểu rõ về sự khác biệt giữa lãnh đạo và quản lý

Tố chất cần có của một trưởng nhóm

Khả năng giao tiếp tốt

Trưởng nhóm cần có khả năng giao tiếp tốt để truyền tải thông tin và ý tưởng của mình một cách rõ ràng cho các thành viên trong nhóm. Khả năng giao tiếp tốt cũng giúp trưởng nhóm hiểu được ý kiến của các thành viên trong nhóm và tạo ra một môi trường làm việc tích cực.

Tầm nhìn xa trông rộng

Trưởng nhóm cần có tầm nhìn xa trông rộng để hiểu được xu hướng và thay đổi trong ngành của mình, từ đó đưa ra các kế hoạch và quyết định phù hợp để đảm bảo sự phát triển bền vững của tổ chức.

Khả năng lãnh đạo

Trưởng nhóm cần có khả năng lãnh đạo để đưa ra các quyết định và chỉ dẫn các thành viên trong nhóm theo đúng hướng. Khả năng lãnh đạo cũng giúp trưởng nhóm tạo ra sự động viên và cổ vũ cho các thành viên trong nhóm để đạt được mục tiêu của tổ chức.

Có trách nhiệm

Trưởng nhóm cần có trách nhiệm để đảm bảo rằng các hoạt động của nhóm được thực hiện hiệu quả và đạt được mục tiêu của tổ chức. Trách nhiệm cũng giúp trưởng nhóm đảm bảo an toàn và tránh các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình làm việc.

Trưởng nhóm cần có trách nhiệm để đảm bảo rằng các hoạt động của nhóm

Kỹ năng ra quyết định sáng tốt

Trưởng nhóm cần có kỹ năng ra quyết định sáng tạo để đưa ra những quyết định phù hợp với tình hình thực tế và nhu cầu của tổ chức. Kỹ năng ra quyết định sáng tạo cũng giúp trưởng nhóm tìm ra các giải pháp mới và khác biệt để giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc.

Tư duy phản biện và giải quyết vấn đề

Trưởng nhóm cần có tư duy phản biện để phân tích và đánh giá các vấn đề phức tạp, từ đó đưa ra các giải pháp hiệu quả để giải quyết vấn đề. Tư duy phản biện cũng giúp trưởng nhóm đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu và thông tin chính xác, tránh các quyết định sai lầm và tổn thất cho tổ chức.

Bí quyết trở thành trưởng nhóm giỏi

Trở thành tấm gương tốt

Trưởng nhóm cần trở thành tấm gương tốt, là người mẫu cho các thành viên trong nhóm. Họ cần đảm nhận tốt vai trò của nhóm trưởng và thể hiện các giá trị như trung thực, đạo đức, sự chuyên nghiệp và sự cam kết đối với tổ chức và công việc của mình.

Đối xử công bằng

Trưởng nhóm cần đối xử công bằng với tất cả các thành viên trong nhóm, không phân biệt đối xử dựa trên chủng tộc, giới tính, tuổi tác hoặc tình trạng xã hội. Đối xử công bằng giúp trưởng nhóm tạo ra một môi trường làm việc tích cực và khuyến khích các thành viên trong nhóm tham gia tích cực.

Tôn trọng ý kiến của mỗi cá nhân

Trưởng nhóm cần tôn trọng ý kiến của mỗi cá nhân trong nhóm và có thái độ lắng nghe chân thành. Họ cần khích lệ các thành viên trong nhóm đóng góp ý kiến và ý tưởng của mình, từ đó xây dựng một môi trường làm việc tích cực và sáng tạo.

Tương tác thường xuyên

Trưởng nhóm cần tương tác thường xuyên với các thành viên trong nhóm để giữ liên lạc và hiểu thêm về tình hình làm việc của nhóm. Họ cần đưa ra các phản hồi và đề xuất để cải thiện hiệu quả làm việc của nhóm và đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm đang làm việc đúng hướng.

Phát triển kỹ năng lãnh đạo

Trưởng nhóm cần liên tục phát triển kỹ năng lãnh đạo của mình để đảm bảo sự thành công của nhóm và tổ chức. Họ cần tìm cách để nâng cao kỹ năng lãnh đạo, từ đó đưa ra các quyết định đúng đắn, tạo động lực cho các thành viên trong nhóm và giúp nhóm đạt được mục tiêu của tổ chức.

Vai trò của nhóm trưởng rất quan trọng quyết định sự thành bại của nhóm. Vậy để làm tốt vai trò của trưởng nhóm bạn phải trau dồi những kỹ năng thường xuyên. Chúc bạn thành công.

Xem thêm: Quản lý cấp trung là gì? Vai trò, nhiệm vụ của vị trí

— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam