Những nguyên tắc vàng để cải thiện kỹ năng giao tiếp hiệu quả

1. Kỹ năng giao tiếp là gì?

Kỹ năng giao tiếp là một trong số những kỹ năng mềm cho thấy khả năng lắng nghe, truyền thụ thông tin, cách cư xử và sự giao lưu hỗ trợ  nhằm đạt được mục tiêu của cuộc trò chuyện. Cải thiện kỹ năng giao tiếp sẽ phát triển được nhiều mối quan hệ tích cực trong cuộc sống, bởi lời nói sẽ ảnh hưởng một phần đến những người xung quanh. Ngày nay, phần lớn các nhà quản lý cấp cao đều có các kỹ năng giao tiếp tốt.

Xem thêm:

• Top 15+ Kỹ năng công việc cần có để thành công hơn
• Tổng hợp 12 kỹ năng xã hội cần thiết để thành công
• Tổng hợp những kỹ năng văn phòng cần thiết nhất cho bạn

Kỹ năng giao tiếp là gì?

2. Đặc điểm của kỹ năng giao tiếp

• Không phải yếu tố bẩm sinh: Kỹ năng mềm này không phải là yếu tố bẩm sinh mà cần phải trau dồi, rèn luyện kỹ năng giao tiếp và vận dụng hằng ngày trong cuộc sống để khả năng được phát triển.
• Nguyên tắc WIN – WIN: Để buổi nói chuyện thành công thì đối phương cần phải có cảm giác thoải mái khi giao tiếp hoặc đạt được mục đích mà cả hai bên đã đưa ra trước khi bắt đầu giao tiếp.
• Tính nhận thức: Bản chất nhận thức mỗi người đều có sự riêng biệt, nên mỗi cá nhân sẽ có những cách tiếp thu, đón nhận và tích lũy kỹ năng giao tiếp khác nhau.
• Tính cá nhân hoá cao: Cá nhân mỗi người đều phải tự tìm tòi, trau dồi, rút kinh nghiệm, đồng thời tùy từng đối tượng mà phục vụ mục đích giao tiếp, không theo dựa trên bất cứ khuôn khổ nào.
• Tính kế thừa và chọn lọc: Tiếp thu, kế thừa, xem xét và đón nhận những kiến thức tốt đẹp đã được chứng minh trước đó.
• Áp dụng nhiều nhóm kỹ năng: Kết hợp với nhóm kỹ năng mềm khác như kỹ năng lắng nghe, kỹ năng thuyết trình, kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng đàm phán,… Bởi mục tiêu chung cuối cùng nhằm trò chuyện, giao tiếp và trao đổi thông tin trong cuộc sống.

Đặc điểm của kỹ năng giao tiếp

3. Vai trò của kỹ năng giao tiếp trong công việc

• Tạo ấn tượng tốt với mọi người: Phần lớn những ai sở hữu kỹ năng giao tiếp tốt thì thường dễ gần, dễ tiếp cận, thân thiện và được mọi người yêu quý.
• Thấu hiểu đối phương: Nếu học cải thiện kỹ năng giao tiếp , bạn có thể nắm bắt được tâm lý người đối diện một cách dễ dàng, bởi người biết tiến biết lùi sẽ có nhiều mối quan hệ tốt hơn.
• Mở rộng và duy trì nhiều mối quan hệ: Kỹ năng giao tiếp giúp bạn phát triển và duy trì được nhiều mối quan hệ mới trong công việc và cuộc sống ở mọi hình thức từ trực tiếp nói chuyện cho đến gián tiếp qua tin nhắn và email.
• Tạo sự thăng tiến trong công việc: Nếu bạn không những có kỹ năng giao tiếp tốt, mà còn có có trình độ chuyên môn cao thì sẽ dễ dàng gặt hái được vị trí cao hơn trong công việc. Bởi đây cũng là một kỹ năng mềm bắt buộc khi giao tiếp với mọi người, đặc biệt là khách hàng.
• Thúc đẩy và nâng cao hiệu suất công việc: Kỹ năng giao tiếp tốt là “cầu nối” giữa người với người, từ đó bạn sẽ nhận được nhiều sự hỗ trợ từ mọi người ở mọi lĩnh vực.

4. Hướng dẫn cách rèn luyện phát triển kỹ năng giao tiếp khéo léo 

• Lắng nghe nhiều hơn nói

Nếu bạn muốn cải thiện kỹ năng giao tiếp thì hãy cải thiện việc nói nhiều hơn nghe. Bởi đối phương sẽ cảm thấy được tôn trọng và muốn nói thêm nhiều điều khi nhận ra bạn đang thật sự lắng nghe những gì họ nói.

Tuy nhiên, lắng nghe cũng phải kết hợp cùng với ngôn ngữ và hình thể. Hãy thể hiện sự lắng nghe của mình bằng lời nói liên quan đến chủ đề này, và dùng hành động hình thể như một nụ cười chẳng hạn.

• Sử dụng ngôn ngữ hình thể

TTO – Một cụ giáo sư tâm lý học của trường Đại học UCLA là Albert Mehrabian đã tìm ra quy luật giao tiếp chính là 7% – 38% – 55%. Trong đó, 55% là quá trình giao tiếp hình thể, 38% liên quan đến ngữ điệu và âm lượng giọng nói, 7% liên quan đến ngôn từ. Chính vì thế, học cách sử dụng ngôn ngữ hình thể là bước đầu tiên để cải thiện kỹ năng giao tiếp hiệu quả.

Trong mọi cuộc giao tiếp, điều đầu tiên bạn cần làm chính là ngồi hoặc đứng một cách tôn trọng và chân thành. Không nên chỉ tập trung vào màn hình điện thoại hay những điều khác khi đối phương đang nói chuyện. Vì nếu bạn làm như thế, người đối diện sẽ cảm thấy rất thiếu tôn trọng và có thể họ sẽ dừng ngay cuộc giao tiếp.

Bên cạnh đó, vẻ mặt khi nói chuyện cũng nằm trong ngôn ngữ hình thể. Hãy tỏ ra bạn thật sự muốn lắng nghe câu chuyện của đối phương và tập trung vào những gì họ nói. Chẳng hạn như  sử dụng một cái gật đầu, lắc đầu, thái độ trên gương mặt,…để thể hiện sự lắng nghe. Chỉ có như thế, họ mới sẵn sàng tâm sự tất cả cùng bạn.

Sử dụng ngôn ngữ hình thể

• Tạo thân thiện trong giao tiếp

Tạo bầu không khí thân thiện rất quan trọng, bởi nó sẽ giúp bạn có cơ hội giao lưu, trò chuyện và trao đổi thông tin được với những người xung quanh. Khi học được cách giao tiếp gần gũi với mọi người, chứng tỏ bạn cũng đã bổ sung điều chỉnh được một yếu tố cần thiết để cải thiện kỹ năng giao tiếp.

• Tự tin khi nói chuyện

Trong bất kỳ hoàn cảnh nào, sự tự tin đều sẽ hỗ trợ bạn vượt qua khó khăn, thử thách. Để có thể tự tin thể hiện chính kiến của mình, bạn phải thấu hiểu và nắm chắc được mục tiêu, bản chất của cuộc trò chuyện. Vì vậy, bạn phải trau dồi, cập nhật và rèn luyện thường xuyên để tự tin hơn khi giao tiếp.

• Tạo sự đồng cảm

Đồng cảm trong giao tiếp là cần thiết, bạn cần phải đặt bản thân vào hoàn cảnh của người khác, cảm nhận và thấu hiểu những hành vi của đối phương. Trong giao tiếp giữa người với người cần tạo sự đồng cảm để có nắm bắt câu chuyện của nhau hơn. Khi bạn biết đồng cảm với câu chuyện, lời nói của người đối diện nghĩa là bạn đã học được cách lắng nghe và thấu hiểu người khác.

• Sự tôn trọng

Học cách chủ động lắng nghe, không áp đặt và đặt bản thân vào hoàn cảnh của đối phương. Đồng thời tôn trọng lời nói của người đối diện là cách rèn luyện và cải thiện kỹ năng giao tiếp. Bởi chỉ khi học được cách tôn trọng, bạn mới có thể tránh được những cuộc tranh cãi không hồi kết và tìm được phương hướng giải quyết đúng đắn.

• Tư duy cởi mở

Sở hữu tư duy cởi mở sẽ giúp bạn dễ dàng đồng cảm, thấu hiểu và tôn trọng đối phương. Bạn tự tin chia sẻ những kiến thức sẵn có, câu chuyện về bản thân, từ đó kỹ năng sẽ được hình thành. Việc thường xuyên tiếp xúc giao lưu trò chuyện với nhiều người sẽ góp phần cải thiện kỹ năng giao tiếp.

• Kết nối cuộc giao tiếp bằng những điểm chung

Một cuộc giao tiếp hiệu quả chính là những đường thẳng cắt nhau tại những điểm giao thích hợp. Đừng bao giờ biến cuộc giao tiếp thành hai đường thẳng song song không tìm được điểm chung.

Hãy bắt đầu cuộc giao tiếp bằng một điểm chung nào đó, chẳng hạn như nghề nghiệp, quan điểm sống, sở thích, âm nhạc,…Việc bắt đầu cuộc trò chuyện từ điểm chung của cả hai sẽ là cơ sở để cuộc trò chuyện trở nên hiệu quả và thành công tốt đẹp.

Kết nối cuộc giao tiếp bằng những điểm chung

• Giọng nói nhiệt tình quyết đoán

Nói lí nhí, ngập ngừng là biểu hiện của sự thiếu tự tin. Trong giao tiếp, nếu bạn nói quá chậm sẽ khiến người đối diện cảm thấy mệt mỏi và không hiểu rõ toàn bộ câu chuyện. Do đó bạn nên luyện tập cách nói dứt khoát, nhanh gọn và to rõ ràng, đồng thời tự tin ngẩng cao đầu .

• Điều chỉnh âm lượng và trả lời ngắn gọn trong giao tiếp

Và bây giờ là 38% quan trọng còn lại trong nguyên tắc giúp cải thiện kỹ năng giao tiếp ứng xử. Hãy điều chỉnh giọng nói dễ nghe, âm lượng vừa phải trong cuộc giao tiếp để cả hai đều cảm thấy thoải mái.

Có rất nhiều cuộc giao tiếp thất bại chỉ vì việc điều chỉnh âm lượng giọng nói chưa hiệu quả. Việc nói quá lớn tiếng không chỉ gây ồn ào và ảnh hưởng đến người xung quanh mà nó còn khiến đối phương cảm thấy bạn thiếu tôn trọng họ. Cuối cùng, cuộc giao tiếp sẽ đi vào bế tắc. Do đó, hãy điều chỉnh những điều này để có thế lấy trọn 38% này nhé.

• Trình bày lưu loát, trôi chảy

Việc nói lắp bắp, không đúng chủ đề không chỉ khiến đối phương cảm thấy nhàm chán và không thoải mái, mà còn thể hiện bạn đang thiếu tự tin trong cuộc trò chuyện. Để có thể diễn đạt trôi chảy và lưu loát hơn, bạn có thể cải thiện bằng cách tích lũy thêm kiến thức và kỹ năng mềm khác, đọc sách báo, xem tin tức cũng như luyện tập diễn giải nhiều hơn.

• Không nói vòng vo

Khi giao tiếp, đối phương đặt câu hỏi, hãy trả lời trực tiếp và thẳng thắn. Nếu chưa nghĩ ra câu trả lời, bạn có thể dành vài giây suy nghĩ. Đừng lảng tránh câu hỏi bằng cách nói vòng vo, không đúng trọng tâm cuộc đối thoại. Bởi nói thẳng sẽ thể hiện sự tự tin của bạn cũng như khiến đối phương cảm thấy bạn tôn trọng thời gian của họ.

• Tránh nói ậm ừ

Những từ dư thừa là dấu hiệu của sự lo lắng, căng thẳng hay không hiểu rõ thông tin của bạn. Hơn thế nữa, trong những buổi thuyết trình, sự ậm ừ sẽ khiến người đối diện đánh giá thấp bạn. Vì vậy, bạn cần hạn chế tối đa các từ như “à, ừ” trong cuộc nói chuyện của mình.

• Sẵn sàng phản hồi và đặt câu hỏi những điều chưa rõ

Việc đặt câu hỏi cũng là một cách để không đưa cuộc đối thoại vào ngõ cụt, bởi nó sẽ tạo ra được nhiều chủ đề trò chuyện hơn. Việc khiến người khác sẵn sàng chia sẻ được những câu chuyện cá nhân, giải đáp những câu hỏi mà bạn đề ra là điều không hề dễ dàng.

Vì vậy, những người chỉ chăm chăm đặt những câu hỏi không mang tính gợi mở chủ đề thì có thể là bắt nguồn từ kỹ năng giao tiếp còn kém, hoặc thậm chí là vì đối phương không muốn tiếp tục đối thoại với bạn.

Sẵn sàng phản hồi và đặt câu hỏi những điều chưa rõ

• Giao tiếp qua ánh mắt

Ánh mắt là cửa sổ tâm hồn của con người, nên nó có thể phản ánh sự thấu hiểu, quả quyết và tự tin. Trong cuộc gặp gỡ trò chuyện, người đối diện sẽ biết bạn có đang cảm thấy thoải mái và hiểu rõ được vấn đề hay không bằng cách thông qua ánh mắt của bạn.

• Chứng tỏ khả năng giao tiếp qua văn viết

Bên cạnh nói chuyện, viết cũng là cách thức thể hiện kỹ năng giao tiếp của bạn. Hiện nay, các công việc đều đòi hỏi khả năng viết ở một trình độ nào đó, từ việc gửi CV, trả lời tin đồng ý phỏng vấn qua email cho đến những ghi chú lời nhắn về nhiệm vụ hằng ngày.

Đặc biệt với các vị trí như phiên dịch viên, hay Content Marketing,… thì văn viết là một kỹ năng giao tiếp cực kỳ quan trọng. Do đó, bạn có thể cải thiện kỹ năng giao tiếp của mình thông qua chính công việc hay các bài viết trên mạng xã hội, blog,… liên quan đến lĩnh vực của mình.

• Nhớ tên người đối diện

Khi gặp đồng nghiệp mới, sếp, hay khách hàng, việc ghi nhớ tên gọi và xưng hô một cách thân mật sẽ là một điểm cộng cho bạn. Chẳng hạn, thay vì nói chung chung như “Rất vui được gặp chị”, hãy nêu tên gọi của người đó “Rất vui được gặp chị Tâm”. Bởi lẽ, điều này sẽ gây thiện cảm và ấn tượng tốt hơn với người đối diện.

• Tạo sự thân mật

Cuộc hội thoại hiệu quả là cuộc hội thoại mang lại cảm giác như đang giao lưu tình cảm chứ không căng thẳng như đang tham gia thẩm vấn. Hãy thân thiện, cởi mở và thoải mái khi giao tiếp, không nên liên tục ngắt lời người đối diện và tỏ ra cứng rắn khi cần thiết.

• Điều chỉnh phong cách nói chuyện

Trong cuộc nói chuyện, đối với mỗi nhóm đối tượng khác nhau, bạn cần phải linh hoạt trong việc điều chỉnh cách thức giao tiếp sao cho phù hợp. Đồng thời, trong từng hoàn cảnh và thời điểm, khi giao tiếp thì cũng nên chọn phong cách nói chuyện khác sao cho phù hợp.

5. Bí kíp cải thiện kỹ năng giao tiếp hiệu quả cho người ít nói, hướng nội

• Không nên lắng nghe một cách thụ động: Trong giao tiếp, lắng nghe thụ động sẽ làm bạn mất điểm trong mắt người đối diện. Do đó, trong mọi cuộc trò chuyện, bạn hãy là một người lắng nghe chủ động, tích cực bám sát cuộc đối thoại, thể hiện những lời góp ý đồng cảm, thấu hiểu để bầu không khí trở nên thoải mái hơn.
• Hãy nói vừa đủ, không quá nhiều: Trong giao tiếp, bạn chỉ nên nói chuyện vừa đủ, không cần nói nhiều hơn mức cần thiết. Bởi trình bày quá dài dòng sẽ khiến đối phương cảm thấy mệt mỏi, khiến họ cảm nhận được bạn chỉ muốn thu hút sự chú ý về bản thân mình.
• Hãy tự tin rằng lời nói của bản thân có giá trị: Luôn tin rằng lời nói của bạn có giá trị sẽ giúp cải thiện kỹ năng giao tiếp cho người hướng nội. Một khi nhận thức được lời nói của bản thân có giá trị, bạn sẽ cảm thấy tự tin hơn và chủ động chia sẻ thêm câu chuyện hay ho đến với mọi người.
• Chuẩn bị sẵn sàng trước cho các buổi họp: Trước khi bắt đầu một cuộc họp, buổi thuyết trình quan trọng, bạn cần vạch ra ý chính  và dự đoán các câu hỏi sẽ được đặt ra. Vì khi nội dung được chuẩn bị chu toàn, bạn sẽ biết được bản thân làm gì và cảm thấy tự tin hơn khi trình bày.
• Sẵn sàng đối mặt với nỗi sợ giao tiếp: Hạn chế những sai sót nhằm hỗ trợ cuộc trò chuyện diễn ra một cách suôn sẻ, bạn cần chuẩn bị trước phong thái tự tin,  tinh thần sẵn sàng ngay cả khi phát sinh những sự cố không lường trước được.

Bí kíp cải thiện kỹ năng giao tiếp hiệu quả cho người ít nói, hướng nội

6. Những lỗi cần tránh trong giao tiếp

• Không có sự chuẩn bị trước: Trước khi đến một buổi gặp gỡ quan trọng, bạn cần phải chuẩn bị trước sẽ trình bày những  nội dung nào. Ngay cả khi buổi gặp gỡ diễn ra bất ngờ thì bạn cũng nên chuẩn bị những mẫu câu cơ bản để giao tiếp.

• Trả lời vòng vo, không đúng trọng tâm: Hầu như mọi cuộc nói chuyện vòng vo, không tập trung vào vấn đề sẽ khiến đối phương không thoải mái. Vì vậy, bạn hãy luyện cách nói chuyện trực tiếp vào trọng tâm để người nghe hiểu rõ được mục tiêu của việc giao tiếp.
• Trả lời dứt khoát: Trong giao tiếp, việc trả lời ngập ngừng tố cáo bạn đang bị thiếu tự tin trong cuộc đối thoại. Bởi có thể bạn chưa chuẩn bị sẵn nội dung giao tiếp hoặc đang cảm thấy tự ti vì một lý do nào đó của bản thân.
• Ngắt lời đối phương khi đang nói: Đây là một biểu hiện của kỹ năng giao tiếp kém, đồng thời là điều cực kỳ tối kỵ trong giao tiếp, đặc biệt là những buổi họp quan trọng.
• Nói xấu, chê bai người khác: Bạn không nên chê bai về những chủ đề nhạy cảm, bởi nó sẽ phản ánh việc thiếu tế nhị trong giao tiếp. Dù là cố tình hay vô ý, việc này mà bị lan truyền thì bạn có thể sẽ đánh mất một vài mối quan hệ tích cực cho bản thân.
• Nhắc đến vấn đề dân tộc, tôn giáo: Để cuộc trò chuyện diễn ra suôn sẻ hơn thì bạn nên hạn chế nhắc tới các vấn đề liên quan tới dân tộc, tôn giáo.
• Âm lượng quá lớn không cần thiết: Khi giao tiếp, bạn cần học cách điều tiết âm lượng của mình sao cho phù hợp nhất khi nói chuyện. Ngoài ra, cần phải cân nhắc đến âm điệu của bản thân để đối phương cảm thấy thoải mái khi trò chuyện.
• Cử chỉ và hành động thiếu tôn trọng: Tuy ngôn ngữ hình thể là cần thiết trong giao tiếp, nhưng bạn phải kiểm soát cử chỉ và hành động chuẩn mực để khiến đối phương cảm thấy được tôn trọng.
• Ánh mắt, lời nói và nụ cười thiếu sự chân thành: Cuộc trò chuyện thân mật được tạo ra từ sự chân thành trong ánh mắt, lời nói và nụ cười sẽ bền vững và giúp rút ngắn khoảng cách trong mối quan hệ.
• Nóng nảy và vội vàng: Lỗi này khiến bạn sẽ trở nên xấu tính hơn trong mắt đối phương. Họ sẽ cảm thấy khó chịu và có niềm tin rằng bạn không kiểm soát được lời nói và hành động của bản thân

Những lỗi cần tránh trong giao tiếp

7. Làm thế nào nổi bật được kỹ năng giao tiếp với nhà tuyển dụng

• Đối với CV xin việc

Trong hồ sơ xin việc, nếu như vị trí bạn ứng tuyển yêu cầu thì bạn phải nêu rõ được kỹ năng giao tiếp của bản thân đang ở mức độ nào. Thậm chí, bạn phải mô tả rõ được kỹ năng đó đã hỗ trợ thế nào cho công việc và gặt hái được kết quả ra sao.

• Thể hiện trong buổi phỏng vấn

Trong buổi phỏng vấn, bạn hãy thể hiện một số ưu điểm của kỹ năng giao tiếp như tự tin trình bày rõ ràng, sử dụng âm lượng vừa đủ, ngữ điệu phù hợp và biết lắng nghe. Ngoài ra, kết hợp kỹ năng giao tiếp với các nhóm kỹ năng khác liên quan như trình bày, giải quyết vấn đề, đặt câu hỏi để tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng.

Làm thế nào nổi bật được kỹ năng giao tiếp với nhà tuyển dụng

Cải thiện kỹ năng giao tiếp không hề khó. Hãy tuân thủ nguyên tắc 7% – 38% – 55% và vận dụng mọi nguồn lực của bản thân để cuộc giao tiếp trở nên hiệu quả. Và ngoài nguyên tắc này ra, bạn cũng nên ghi nhớ một châm ngôn rất hay trong giao tiếp. Đó là “Một trong những cách giao tiếp khiến ta được tin tưởng là nhờ cách ta quan tâm tới người khác” (Zig Ziglar).

— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam