Event plan là gì?
Event plan là gì? Event plan hay còn gọi là kế hoạch tổ chức sự kiện, là thuật ngữ để chỉ vị trí công việc của những người chuyên lên kế hoạch tổ chức sự kiện.
Event plan có thể được hiểu là một bản thiết kế những nội dung, công việc của sự kiện (từ khâu chuẩn bị cho đến khi kết thúc sự kiện), được sắp xếp có khoa học theo một trình tự nhất định về thời gian. Kế hoạch này sẽ cho phép nhà tổ chức sự kiện triển khai có hiệu quả các hoạt động chuẩn bị và như thực hiện được các nội dung công việc có trong sự kiện nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức sự kiện.
Những event planner chính là người tạo ra các ý tưởng và biến ý tưởng đó thành hành động. Đồng thời thể hiện các sự kiện bằng những kế hoạch cụ thể, dựa vào đó event planner có thể dễ dàng hơn trong việc theo dõi quá trình diễn ra sự kiện từ trước, trong và sau khi sự kiện diễn ra.
Xem thêm:
- Khủng hoảng truyền thông là gì? Cách nhận biết và xử lý
- Ý nghĩa chi tiết các yếu tố trong mô hình 5W1H là gì?
- Các yếu tố cấu thành và ý nghĩa của 8P là gì?
- Ad agency là gì? Những điều cần biết về Advertising Agency
- Vai trò, lợi ích và nguyên tắc chọn KOL là gì?
- Ý nghĩa và mục tiêu của SMART là gì?
- Seeding là gì? Cách seeding hiệu quả nhất dành cho doanh nghiệp
- Proposal là gì? Cách viết Proposal chuyên nghiệp
- PG là gì? Mô tả công việc và cơ hội nghề PG
Mô tả công việc chi tiết của Event plan
Như vậy, chúng ta đã hiểu về Event plan là gì? Vậy công việc của một Event planer gồm những gì? Công việc của Event planer rất quan trọng và khá vất vả. Để có thể thành công thì người thực hiện cần biết lắng nghe cũng như học hỏi rất nhiều. Công việc này sẽ được thể hiện chi tiết như sau:
Trước sự kiện
- Chịu trách nhiệm tìm kiếm diễn giả có kinh nghiệm đối với lĩnh vực mà sự kiện đang hướng đến.
- Khảo sát và tìm kiếm địa điểm tổ chức chương trình.
- Tìm kiếm MC có kinh nghiệm để dẫn dắt chương trình diễn ra.
- Tìm kiếm ekip biểu diễn, để tìm kiếm được ekip phù hợp event planner có thể nhờ sự trợ giúp của ban truyền thông, thông qua việc trưng cầu ý kiến.
- Chịu trách nhiệm lập bảng dự trù kinh phí chi tiết cho sự kiện.
- Lên kế hoạch cho các ban chuyên môn khác nhằm giúp phân công công việc cụ thể cũng như đưa ra các mục tiêu để có thể đạt được.
- Phối hợp với các designer để thiết lập proposal cho chương trình.
- Gửi proposal với các giấy tờ liên quan khác lên bộ, sở, ban ngành nếu cần.
- Giữ liên lạc với công ty, ban tổ chức, khách hàng nhằm đảm bảo chương trình được chuẩn bị kỹ lưỡng.
- Thực hiện điều phối việc thiết lập lắp đặt thiết bị và kiểm tra địa điểm tổ chức trước khi đến thời hạn tổ chức sự kiện (khoảng 7 ngày).
- Thiết kế quà tặng và kỷ niệm chương cho chương trình.
- Sắp xếp nơi nghỉ ngơi dành cho khách mời và diễn giả nếu có.
- Kiểm tra mọi hoạt động trong checklist để kịp thời sửa chữa nếu có vấn đề phát sinh.
- Thực hiện tổng duyệt chương trình trước khi sự kiện diễn ra.
- Họp ban tổ chức sự kiện để phân bổ công việc hợp lý, giúp cho sự kiện diễn ra suôn sẻ.
Trong sự kiện
Khi các công việc mà event planner thực hiện trong quá trình chuẩn bị được xem là thành công một nửa, 50% còn lại sẽ phụ thuộc vào các công việc chi tiết mà họ thực hiện trong ngày diễn ra sự kiện.
Vì thế, cần phân chia công việc cụ thể để phụ trách trong sự kiện. Cần đảm bảo đội ngũ nhân lực có thể thực hiện đúng nhiệm vụ đã được giao. Trong các trường hợp xảy ra vấn đề phát sinh thì event planner sẽ là người đứng ra giải quyết và dàn xếp.
Sau sự kiện
Sau khi sự kiện kết thúc, event planner sẽ ở lại cuối cùng tại nơi tổ chức sự kiện nhằm đảm bảo về số lượng và chất lượng cơ sở vật chất bàn giao lại cho nhà cung cấp. Người lên kế hoạch sự kiện cần đốc thúc các ban chuyên môn thực hiện tốt nhiệm vụ còn lại.
Event planner sẽ tổng kết công việc sau mỗi sự kiện bằng báo cáo và trình lên cấp trên trong buổi họp trong. Bản báo cáo cần trình bày rõ các nội dung như tiến độ công việc, nhiệm vụ từng thành viên, so sánh chi phí thực tế với chi phí dự trù ban đầu, thực hiện đo lường thành công của sự kiện dựa trên các tiêu chí định tính và định lượng.
6 kỹ năng của Event plan thành công
Như vậy, chúng ta đã hiểu rõ hơn về Event plan là gì, cũng như những công việc mà người tổ chức sự kiện cần đảm nhận. Vậy thì để có thể thực hiện được kế hoạch tổ chức cũng như đảm bảo các sự kiện thành công thì Event planner cần có những kỹ năng gì?
Tất nhiên với khối lượng công việc lớn cùng những yêu cầu cao trong công việc thì Event planner sẽ cần có nhiều kỹ năng tốt để hỗ trợ công việc. Những kỹ năng đó chính là:
1. Kỹ năng tổ chức
Tổ chức chính là một trong những kỹ năng vô cùng quan trọng giúp event planner có thể nhìn tổng quan, đo lường trước những rủi ro và bao quát được các vấn đề cần thực hiện và xử lý khi cần thiết.
Một event planner thành công cần phải biết cách quản lý con người, chi phí tổ chức, cơ sở vật chất, doanh thu,… Ngoài ra, event planner cần nắm rõ các chi tiết vấn đề trong từng mảng, nhằm đảm bảo công việc được vận hành một cách trơn tru nhất.
2. Giao tiếp tốt
Giao tiếp cũng là một kỹ năng cực đặc biệt và cần thiết đối với một event planner. Sở dĩ như vậy bởi công việc của event planner có liên quan đến nhiều bên, đặc biệt là cần làm việc với khách hàng và các đối tác quan trọng. Đồng thời họ cũng cần giao tiếp với nhân viên và các bên đồng làm sự kiện. Chính vì thế có kỹ năng giao tiếp tốt sẽ giúp cho event planner dễ dàng truyền đạt và nắm bắt thông tin một cách hiệu quả. Từ đó, đưa ra được một bản kế hoạch sự kiện hoàn hảo có thể đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
3. Óc sáng tạo
Với sự cạnh tranh khốc liệt trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, đòi hỏi các sự kiện luôn có sự đổi mới thì sự sáng tạo chính là yếu tố tạo nên sự thành công và khác biệt đó. Vì thế, event planner cần vận dụng óc sáng tạo của mình để có thể mang đến hơi thở mới cho các chương trình. Sự sáng tạo cũng chính là yếu tố nòng cốt tạo nên một sự kiện ấn tượng và khác biệt.
Mỗi một sự kiện sẽ có quy mô và công suất khác nhau, vì thế event planner cần phải tìm nguồn cảm hứng cho mình cũng như suy nghĩ ra rất nhiều ý tưởng để có thể biến hóa, thay đổi trong từng sự kiện. Từ đó giúp cho sự kiện trở nên khác biệt và thu hút hơn.
4. Tỉ mỉ, cẩn thận
Một sự kiện lớn chính là tổng hợp của rất nhiều khâu công việc và chi tiết nhỏ cần thực hiện. Vì vậy cần suy nghĩ kỹ, lên kế hoạch và tổng hợp lại để tạo ra trải nghiệm hoàn hảo cho khách hàng. Người lập kế hoạch sự kiện cần có sự tỉ mỉ trong việc lên kế hoạch và thực hiện. Cần phải giữ đúng tiến độ thời gian của khách hàng, kiểm tra ngân sách và các chi tiết trong quá trình thực hiện.
Ví dụ như trong việc sắp xếp việc đi du lịch, hay chọn những chiếc khăn ăn hoàn hảo cho bữa tiệc tối,…cũng cần tỉ mỉ đến từng chi tiết. Việc chú ý đến từng yếu tố sẽ giúp người tổ chức sự kiện có thể thành công trong sự nghiệp của mình.
5. Kỹ năng giải quyết vấn đề
Trong quá trình thực hiện tổ chức sự kiện đôi khi mọi thứ sẽ không như ý muốn, dù bạn đã cố gắng hết sức. Khi đó, bạn cần có khả năng giữ bình tĩnh, giữ được lập trường và đưa ra cách giải quyết hiệu quả là cách giúp bạn giải quyết vấn đề tốt nhất. Chính vì vậy, kỹ năng giải quyết vấn đề chính là giải pháp cứu nguy cho event planner trong những trường hợp này.
6. Quản lý thời gian
Là một người lập kế hoạch sự kiện, bạn sẽ cần quản lý tốt về mặt thời gian để đáp ứng thời hạn mà khách hàng yêu cầu, đồng thời lên lịch và sắp xếp thời gian thiết lập. Tất nhiên những điều này cần được thực hiện và diễn ra theo đúng thời hạn đã cam kết.
Có một logic và trình tự nhất định theo thời gian cho việc lập kế hoạch sự kiện sẽ giúp bạn có thể cập nhật thông tin cho đồng nghiệp, tham dự các cuộc hẹn và đảm bảo các thông tin và tài liệu được sắp xếp và thực hiện một cách hiệu quả.
Đánh giá kế hoạch tổ chức sự kiện
Một bản kế hoạch tổ chức sự kiện sẽ được đánh giá dựa trên hai yếu tố chính là hình thức và nội dung.
Hình thức
Về mặt hình thức, kế hoạch tổ chức sự kiện là tập văn bản được trình bày một cách rõ ràng, sạch sẽ, có tính logic cao. Đồng thời bản kế hoạch cần mang tính thuyết phục cao, đảm bảo tính khả thi và tính hướng dẫn cho người sử dụng.
Nội dung
Về mặt nội dung, bản kế hoạch tổ chức sự kiện cần đảm bảo:
- Cung cấp đủ thông tin cho người sử dụng
- Đề cập đầy đủ về các hoạt động và công việc cần làm
- Nêu rõ về tiến trình và thời gian chuẩn bị, triển khai;
- Thể hiện được trách nhiệm của từng bộ phận, từng cá nhân
- Dự trù chi tiết về ngân sách để triển khai kế hoạch
- Nêu rõ các chỉ tiêu đánh giá kết quả của các hoạt động trong kế hoạch…
Quy trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện
Qua việc nghiên cứu tài liệu có liên quan, thì có thể khái quát chung quy trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện sẽ được thể hiện rõ qua các bước chi tiết như sau:
- Hệ thống hóa các hoạt động sẽ diễn biến trong sự kiện
- Lập kế hoạch chuẩn bị chi tiết
- Lập kế hoạch chuẩn bị tổng thể
- Lập kế hoạch về việc triển khai thực hiện sự kiện
- Lập kế hoạch cho các công việc bổ trợ trong sự kiện
- Điều chỉnh dự toán ngân sách tổ chức sự kiện và lập kế hoạch chuẩn bị kinh phí cho sự kiện
- Lập kế hoạch xử lý các sự cố trong sự kiện
- Tiến hành thảo luận và lấy ý kiến của các bên tham gia về các nội dung nói trên
- Kiểm tra đánh giá và hoàn thiện kế hoạch tổng thể.
Lương của Event planner có cao không?
Dù làm việc tại vị trí nào đi chăng nữa thì thu nhập/mức lương cũng là tiêu chí được nhiều ứng viên quan tâm hàng đầu. Vậy với một event planner thì mức lương của công việc này có cao không?
Hiện tại, mức lương của một event planner sẽ được trả dựa vào kinh nghiệm và khả năng làm việc của nhân viên, cụ thể:
- Nhân viên mới ra trường: 3.000.000 – 4.000.000 đồng/tháng
- Nhân viên có kinh nghiệm từ 1 – 1,5 năm: 4.500.000 – 5.000.000 đồng/tháng
- Nhân viên có kinh nghiệm từ 2 năm – Supervisor/Team leader: 6.000.000 – 8.000.000 đồng/tháng
- Trưởng phòng event: 10.000.000 – 15.000.000 đồng/tháng
- Event freelancer: 20.000.000 – trên 50.000.000 đồng/tháng
Đây là một vị trí có mức lương khả hấp dẫn nếu như thực sự có năng lực và kinh nghiệm, đồng thời cũng có lộ trình thăng tiến rõ ràng. Vì thế nếu bạn thực sự có đam mê thì hãy cố gắng nắm bắt cơ hội và phát triển mình hơn nữa để có thể đạt được vị trí và mức lương mà mình mong muốn.
Trên đây là những thông tin chi tiết về event plan là gì và những công việc cần đảm đương mà một người tổ chức sự kiện cần đảm đương mà chúng tôi muốn chia sẻ đến bạn. Mong rằng những chia sẻ trên đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về công việc tổ chức sự kiện, từ đó đưa ra sự lựa chọn phù hợp nhất đối với định hướng phát triển sự nghiệp của bản thân. Chúc các bạn thành công!
— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
